Schon bei der Auswahl der richtigen Software für das PIM-System ist das spezifische Fachwissen der Grafiker und Marketing-Mitarbeiter gefragt. Denn mit dem simplen Befüllen einer Datenbank ist es natürlich nicht getan. Datenbanken enthalten Daten – aber um daraus Prospekte, Kataloge und Preislisten zu erzeugen, müssen diese Daten strukturiert und optisch in Form gebracht werden. Wie, wo und in welcher Form sollen die Daten ausgegeben werden ?

Vorbereitungen: Ausgabesteuerung und Templates

Für jedes Ausgabemedium müssen Vorlagen (Templates) erarbeitet werden. Fehlerquellen bei der Dateneingabe müssen so weit wie möglich minimiert werden, um trotz der automatisierten Produktion ein ansprechendes und möglichst fehlerfreies Ergebnis zu bekommen.

Welche Auflösung müssen Produktbilder mindestens haben – und wie wird verhindert, daß Bilder mit zu niedriger Auflösung in die Datenbank einfließen ? Wie lang müssen die Katalogtexte sein, und wie lassen sie sich, idealerweise sogar automatisch, kürzen ? Wie wird der Textumbruch gesteuert, so daß er nicht entstellend wirkt ?

Über die Templates wird für jedes einzelne Ausgabemedium und jede einzelne Seite festgelegt, was an welcher Stelle platziert wird. Im Hintergrund werden eine Menge Plausibilitäten geprüft und Fehleingaben abgefangen. Ausgabesteuerung ist ein eigenes Fachgebiet und bedeutet in der Anfangsphase viel Arbeit. Wer hier das falsche System wählt, bekommt später einfallslos wirkende und wenig ansprechende Katalog- oder Prospektseiten.

Ergebnis: Zeit und Geld sparen

Aber die aufwendige Vorarbeit macht sich bezahlt, insbesondere dann, wenn die Informationsausgabe für Aufgaben eingesetzt wird, die sich häufig wiederholen. Je mehr Ausgabemedien automatisch aus der Datenbank bestückt werden, desto schneller rechnet sich die lange und teure Vorbereitung. Dann kann mit einem solchen System richtig viel Geld und Zeit eingespart werden: Einen kompletten, aktuellen, druckfertigen Produktkatalog in einigen Tagen statt in zwei Monaten erstellen, eine Aktualisierung aller Preise in wenigen Minuten – das lohnt sich ! Ist die Datenbank einmal vorhanden, ist es sinnvoll, möglichst viele Medien aus dem PIM-System zu befüttern.

Das Marketing hat also nicht nur die meiste Arbeit mit dem Bereitstellen der Datenbank-Inhalte; auch in der Planungsphase muß diese Abteilung eine Menge zusätzliche Arbeit bei der Erarbeitung der Templates leisten. In jedem Fall muß zumindest vorübergehend mit einem deutlich höheren Arbeitsaufwand in diesem Bereich kalkuliert werden. Erst wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, läßt sich das System gewinnbringend nutzen.