Idealvorstellung: Was soll das System alles können ?

Bei einer Demoveranstaltung für ein neues System wird in aller Regel die Software in ihrer maximalen Ausbaustufe dargestellt, und auch ein wenig Schönfärberei gehört natürlich immer dazu. Wollen Sie auf Knopfdruck komplette Kataloge produzieren ? Datenblätter, Werbematerial, Flyer und Preislisten ? Wie wäre es mit einer vollautomatisch aktualisierten Webseite und einem Webshop, den niemand mehr händisch pflegen muß ?

In der ersten Phase sollte man sich Zeit nehmen und der Phantasie eine Weile freien Lauf lassen. Was genau wollen Sie mit den strukturierten und flexibel einsetzbaren Daten in Zukunft anfangen ? Welche Anwendungsmöglichkeiten wären denkbar ? Viele Entwicklungen in diesem Bereich sind noch verhältnismäßig jung. Viele weitere, die wir uns jetzt noch gar nicht vorstellen können, werden in nächster Zeit dazukommen.

Noch vor wenigen Jahren war es nicht denkbar, Programme auf einem Mobiltelefon auszuführen – demnächst fragen vielleicht internetfähige Küchengeräte nach der Zutatenliste für das nächste Mittagessen.

Zukunftsfähigkeit: Was kann die Software ?

Man sollte die verschiedenen angebotenen PIM-Systeme in aller Ruhe überprüfen: wie flexibel, erweiterbar und zukunftsfähig sind sie ? Es ist von Vorteil, wenn ein System Lösungen für viele verschiedene Bereiche bietet. In jedem Fall sollten auch zukünftige Einsatzzwecke berücksichtigt werden. Vielleicht wird zum jetzigen Zeitpunkt noch keine Mehrsprachigkeit benötigt – trifft man aber jetzt die falsche Entscheidung, ist man auch in Zukunft auf diese Einschränkung festgelegt.

Das System sollte in jedem Fall eine eigene medienneutrale Datenbank beinhalten. Meistens ist es nicht ratsam, bestehende Datenbanken einzubinden oder zu eng mit dem neuen System zu verzahnen, denn die Entwicklungsgeschwindigkeiten von betriebswirtschaftlichen Systemen und der Medienwelt unterscheiden sich so stark, daß eine solche Verzahnung sehr schnell in eine Sackgasse führen kann.

Die Datenbank muß unbedingt die Möglichkeit bieten, alle eingegebenen Daten in sauberer und weiterverwendbarer Form wieder exportieren zu können.

Einige Standard-Templates für die Ausgabe sollte eigentlich jedes System mitbringen. Lassen Sie sich auf Basis eigener Testdaten zeigen, wie aufwendig die Erstellung neuer Templates in der Praxis ist. Gerade die Flexibilität in diesem Bereich ist wichtig und entscheidend für schnelle Anpassungen oder die Erstellung neuer Materialien.

Konzentration: Was bringt den größten Nutzen ?

Die Idealvorstellung vom maximalen Ausbau des fertigen Systems sollte man während der Planung- und Einführungsphase immer im Hinterkopf behalten. Sobald es aber an die praktische Umsetzung geht, ist es wichtig, strikt zu reduzieren: Eröffnet man sämtliche Baustellen auf einmal, läuft man schnell Gefahr, sich zu verzetteln. Die Devise „Alles auf einen Streich“ ist der natürliche Feind eines überschaubaren und realisierbaren Projektes.

Sinnvoll ist es, sich zunächst auf einen Teilbereich des Projekts zu konzentrieren und nur diesen konsequent umzusetzen. Das sollte derjenige Bereich sein, der am dringendsten benötigt wird und / oder den größten Nutzen für Ihr Unternehmen bringt. Ganz egal, ob dieser Teilbereich ein Web-Shop, eine Bilddatenbank oder eine Preisliste ist: Sie sollten sich bei der Umsetzung im ersten Schritt auf diesen einen Bereich beschränken.

Bei der Datenerfassung sollte man sich allerdings an dem Bereich orientieren, der die höchsten Qualitätsansprüche an die Daten stellt (z.B. bei Bildauflösungen oder Textlängen).

Modularer Aufbau: Schritt für Schritt

Eine Aufteilung des Projektes in einzelne Teilbereiche ist sehr hilfreich, um Arbeitsabläufe, Probleme und Möglichkeiten während der Realisierung näher kennenzulernen. Ist der erste Bereich erfolgreich abgeschlossen, ist es viel einfacher, den nächsten Schritt zu planen und einzuschätzen.

Ein modularer Aufbau hat noch einen weiteren großen Vorteil: er gibt Ihnen die Chance, früh genug zu erkennen, worauf Sie sich da wirklich eingelassen haben. Nichts ist schlimmer, als eine Unmenge Geld, Arbeit und Nerven in ein Projekt zu investieren – und dann auf halber Strecke festzustellen, daß Ihnen oder Ihren Partnern das Ganze über den Kopf wächst . Die schrittweise Umsetzung von klar definierten Teilbereichen verhindert den „Worst Case“ eines kompletten Projektabbruchs. Läuft etwas falsch, haben Sie sowohl zeitlich als auch finanziell eher die Möglichkeit, das Projekt mit einer anderen Aufgabenstellung oder anderen Partnern noch einmal neu anzugehen.