In einem PIM-System fließen Daten aus zwei Hauptquellen zusammen: Auf der einen Seite Produktdaten aus einem bestehenden ERP- oder Warenwirtschaftssystem, auf der anderen Seite Daten aus dem Marketing- und Vertriebsbereich, also Bilder, Grafiken und Texte.

In jedem Fall benötigt die PIM-Datenbank eine eindeutige Identifizierung der Artikel. Dafür bietet sich fast immer die Artikelnummer an, die in der bestehenden Warenwirtschaft schon vorhanden ist. Diese Datenquelle liefert darüber hinaus noch weitere spezifische Angaben wie Maße, Gewicht, Zusammensetzung oder Preis des Produkts. All diese Daten liegen in aller Regel wohlgeordnet vor und können mit relativ geringem Aufwand exportiert oder, wenn nötig, dynamisch bezogen werden.

Willkommen in der Welt des Marketing

Völlig anders verhält es sich dagegen mit den Bildern, Grafiken, Texten und Bedienungsanleitungen aus dem Marketingbereich. Diese Daten sind meist alles andere als wohlgeordnet, sonder liegen in – sagen wir mal – etwas aufgelockerter Ordnungsstruktur vor. Es ist nicht für jedes Produkt exakt ein dazugehöriges Bild vorhanden, sondern mal gibt es gar keines, mal gleich viele verschiedene. Nicht selten wird ein und dieselbe Grafik für mehrere verschiedene Produkte verwendet. Beschreibungen und Katalogtexte sind an den unterschiedlichsten Orten gespeichert oder werden gar erst bei einer Anforderung kreiert. Willkommen in der Welt des Marketing !

Während die Produktdaten aus Ihrem Warenwirtschaftssystem schnell beisammen sind, wird es deutlich länger dauern, bis die Marketingdaten in der Datenbank eingegeben und zugeordnet sind. Für die Auswahl und Zuordnung der richtigen Bilder und Texte sind im Vorfeld erheblich mehr Abwägungen und Entscheidungen nötig.