Die Verantwortung für die Auswahl der passenden Software, die gesamte Planung und Umsetzung des Projekts „PIM-System“ wird häufig maßgeblich in der hauseigenen EDV-Abteilung angesiedelt. Auf den ersten Blick scheint das auch sinnvoll zu sein: die EDV-Mitarbeiter kennen sich mit Datenbanken, Datenmodellen, Sicherheits- und Organisationsstrukturen aus. Der Datenexport aus dem ERP-System oder externe Datenbankzugriffe fallen unmittelbar in ihren Zuständigkeitsbereich. Zusammen mit der Geschäftsleitung und vielleicht noch dem Vertrieb sitzen dann – scheinbar – schon alle wichtigen Parteien zusammen.

Übersehen wird dabei allerdings oft die Tatsache, daß die Mitarbeiter der EDV-Abteilung für die Rechner, mit denen im Marketing und in der Grafik gearbeitet wird, in vielen Fällen gar nicht richtig zuständig sind. Häufig verläuft hier eine Grenze zwischen Mac- und Windows-Systemen; in vielen Fällen werden die Marketing-Rechner von externen Dienstleistern betreut, manchmal auch von interessierten Mitarbeitern der Grafik- oder Bildbearbeitung.

EDV vs. Medienproduktion

So kommt es oft dazu, daß die EDV-Mitarbeiter nicht allzu viel über die Anforderungen und Besonderheiten im Marketing wissen. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Datenmenge, die in Marketing und Grafik produziert und bewegt wird: nicht selten kommt da ein Vielfaches dessen zusammen, was der gesamte Rest des Unternehmens inklusive Produktion, Vertrieb, Logistik und Verwaltung an Daten erzeugt (die EDV schüttelt dann ungläubig mit dem Kopf). Und auch die eingesetzte Software und die Arbeitsabläufe auf einem Grafik-Arbeitsplatz unterscheiden sich stark von einem Standard-PC-Arbeitsplatz in der Verwaltung.

Die Arbeitsergebnisse des Marketings sind einer der Kernbereiche bei der Einführung des neuen PIM-Systems – das dazu notwendige Hintergrundwissen ist aber in der Runde der Entscheider meist nicht vertreten oder deutlich unterrepräsentiert. Man kann sich unschwer vorstellen, wie dadurch an der Praxis vorbei geplant und entschieden werden kann. Wichtige Entscheidungen sollten nur dann getroffen werden, wenn der Marketing-Bereich gut informiert und personell gleichwertig mit an Bord ist.

Know-How an einen Tisch

Möglicherweise ist das entsprechende Know-How In-House kaum vorhanden. Denn die Mitarbeiter im Marketing sind in vielen Fällen reine Anwender und Kreative, die kein großes Interesse an der eingesetzten Technik haben – und selbst wenn diese Mitarbeiter mit am Tisch sitzen, können sie die Auswirkungen bestimmter Funktionen einer neuen Software häufig nicht einschätzen und sie daher kaum entsprechend bewerten.

Fundiertes Fachwissen über die besonderen Anforderungen im Marketing-Bereich gehört bei der Auswahl und Planung des PIM-Systems mit in die Runde der Entscheider. Man sollte also schauen, wo dieses Wissen zu finden ist: Gibt es einen besonders qualifizierten Marketing-Kollegen, der über die nötige Qualifikation und Erfahrung verfügt ? Sollte man besser den externen Dienstleister, der die Grafik-Rechner betreut, in die Entscheidungen einbeziehen ? Wenn eine Agentur für die Werbematerialien des Unternehmens zuständig ist, wird deren Wissen bei der Planung des System benötigt. Und es gehört ein zusätzlicher und unabhängiger Berater mit an den Tisch, der mit viel Fachkenntnis die richtigen Fragen stellen kann.