Product Information Management

Intro

Ein PIM-System ist nicht einfach ein Stück Software wie jedes andere, das man kauft, installiert und sofort einsetzen kann.

Der Einsatz eines PIM-Systems erfordert sehr viel Planung und Vorarbeit. Und auch wenn es oft anders dargestellt wird: mit dem Zusammenführen von ein paar Informationen aus schon bestehenden Datenbanken ist es dabei bei Weitem nicht getan.

Was ist ein PIM-System ?

Ein PIM-System ist im Grunde genommen zunächst einmal nichts anderes als eine Datenbank. Der Name PIM, also Product Information Management, gibt einen Hinweis auf die Inhalte, die in dieser Datenbank verwaltet werden sollen: Es geht um die Produkte, die Ihr Unternehmen anbietet. In der Datenbank eines PIM-Systems laufen alle Daten zusammen, die Ihre Produkte und deren Gebrauch definieren, darstellen und beschreiben.

Der Ursprung von PIM-Systemen

Was heute unter dem Namen „PIM-System“ vermarktet wird, ist keine wirklich neue Erfindung. All die verschiedenen Systeme haben sich hauptsächlich aus zwei Quellen entwickelt, die es schon seit einigen Jahrzehnten gibt: Dem Database Publishing und den ERP-Systemen.

Datenquellen

In einem PIM-System fließen Daten aus zwei Hauptquellen zusammen: Auf der einen Seite Produktdaten aus einem bestehenden ERP- oder Warenwirtschaftssystem, auf der anderen Seite Daten aus dem Marketing- und Vertriebsbereich, also Bilder, Grafiken und Texte.

Vorteile

Welche Vorteile hat es, alle produktspezifischen Daten in einer einzigen Datenbank zusammenzufassen ? Wie kann ein PIM-System Ihrem Unternehmen helfen, besser und produktiver zu arbeiten ?

PIM und das Marketing

„Marketing“ ist ein sehr weit gefaßter Begriff. Früher nannte sich das „Absatzwirtschaft“ – und auch heute ist das Marketing oft eng mit dem Vertrieb verknüpft. Auch die Werbung ist hier angesiedelt. Viele Unternehmen haben eine interne Grafik-Agentur, die für Werbematerial aller Art zuständig ist, andere beauftragen externe Dienstleister mit diesen Aufgaben. Manchmal ist das Marketing in Personalunion in der Geschäftsleitung oder im Vertrieb angesiedelt.

Planungsphase:
Datenbank und automatisierte Ausgabe

Schon bei der Auswahl der richtigen Software für das PIM-System ist das spezifische Fachwissen der Grafiker und Marketing-Mitarbeiter gefragt. Denn mit dem simplen Befüllen einer Datenbank ist es natürlich nicht getan.

Datenbanken in der Marketing-Abteilung

„Database Publishing“, also die automatisierte Erstellung von Medien aus einer Datenbank heraus, ist in der Regel ein wichtiger Bestandteil eines PIM-Systems und kann in vielen Bereichen des Unternehmens die Arbeitsabläufe optimieren und erleichtern. Das gilt auch – und ganz besonders – für das Marketing. In der Praxis ist es aber in den meisten Fällen genau diese Abteilung, die sich mit der Einführung und eines PIM-Systems am schwersten tut.

Auswahl des richtigen Systems

Die Verantwortung für die Auswahl der passenden Software, die gesamte Planung und Umsetzung des Projekts „PIM-System“ wird häufig maßgeblich in der hauseigenen EDV-Abteilung angesiedelt. Auf den ersten Blick scheint das auch sinnvoll zu sein: die EDV-Mitarbeiter kennen sich mit Datenbanken, Datenmodellen, Sicherheits- und Organisationsstrukturen aus.

Der Weg zum eigenen PIM-System

Idealvorstellung: Was soll das System alles können ?
Zukunftsfähigkeit: Was kann die Software ?
Konzentration: Was bringt den größten Nutzen ?
Modularer Aufbau: Schritt für Schritt

Checkliste